"Không phải là nhớ rõ, mà là vì trước đây từng tìm không ra đồ nên bị thiệt, thế nên sau này mới tập thành thói quen ghi chú lại."
Ông nói một cách nhẹ nhàng bâng quơ.
Tiểu Lâm cũng không hỏi thêm nữa.
Điều cô không biết là, lý do ông Chu hình thành thói quen này là vì mười mấy năm trước, công ty từng xảy ra một sự cố nghiêm trọng về vấn đề bàn giao tài liệu.
Năm đó, công ty vừa chuyển từ tòa nhà văn phòng cũ sang văn phòng mới.
Trước khi chuyển đi, mọi người bận rộn xử lý thiết bị, hợp đồng và thông tin khách hàng, rất nhiều tài liệu cũ bị đóng vào thùng giấy rồi tạm thời đưa vào kho.
Trưởng bộ phận hành chính lúc bấy giờ cho rằng sau khi chuyển xong sẽ từ từ sắp xếp lại là được, không ngờ sau khi văn phòng mới đi vào hoạt động, công ty lại liên tiếp giành được vài dự án lớn.
Tất cả mọi người đều bận tối mắt tối mũi.
Nửa năm sau, bộ phận tài chính cần tìm một đơn đặt hàng cũ, nhưng lại phát hiện tài liệu trong hộp lưu trữ bị thiếu mất vài trang.
Không ai nhớ lúc đầu ai là người phụ trách sắp xếp, cũng không ai nói rõ được những tài liệu đó sau đó đã đi đâu.
Công ty vì chuyện này đã tốn không ít thời gian để liên hệ lại với nhà cung cấp và đối chiếu sổ sách.
Ông Chu lúc đó chỉ là một nhân viên văn phòng bình thường, nhưng lại bị yêu cầu hỗ trợ tìm ki/ếm tài liệu.
Ông mỗi ngày lật tung thùng tủ, từ sáng đến tối, ngón tay bị giấy c/ắt ra mấy vết, cuối cùng mới tìm thấy tờ hóa đơn đó dưới đáy một chiếc thùng không nhãn dán.
Sau chuyện đó, ông bắt đầu ghi chép lại mọi tài liệu quan trọng.
Tài liệu để ở đâu, khi nào bàn giao, ai đã ký nhận, có kèm theo phụ lục hay không, ông đều viết lại hết.
Ông không vì thế mà nhận được phần thưởng nào.
Cấp trên chỉ nói một câu sau khi sự việc được giải quyết:
"Sau này chú ý một chút, đừng để tài liệu lộn xộn nữa."
Ông Chu gật đầu đồng ý.
Kể từ đó, ông càng cẩn thận hơn.
Chỉ là công ty ngày càng lớn, nhân sự ngày càng đông, nhịp độ làm việc của mọi người cũng ngày càng nhanh.
Không còn ai đủ kiên nhẫn để từ từ sắp xếp hồ sơ cũ nữa.
Rất nhiều việc chỉ cần giải quyết ổn thỏa trước mắt là xong, không ai muốn truy c/ứu những vấn đề tồn đọng từ trước.
Ông Chu lại luôn cảm thấy, những thứ chưa được sắp xếp rõ ràng đó, thế nào cũng có ngày bị người ta lật lại.
Ông không ngờ rằng, ngày đó lại đến nhanh hơn ông dự tính.
Khởi nguồn của sự việc là một bản ghi chép chi phí bảo trì tưởng chừng như bình thường.
Đầu năm đó, một thiết bị quan trọng của công ty đột nhiên gặp sự cố.
Thiết bị thuộc bộ phận sản xuất, việc bảo trì cần thay thế một lô linh kiện.
Bộ phận thu m/ua liên hệ với nhà cung cấp hợp tác nhiều năm, đối phương gửi đợt linh kiện đầu tiên đến, nhân viên kỹ thuật khi lắp đặt mới phát hiện mẫu mã không khớp.
Thiết bị dừng hoạt động hai ngày, nhà cung cấp sau đó mới gửi lại linh kiện chính x/ác.
Sau khi vấn đề được giải quyết, bộ phận thu m/ua chuyển các chứng từ liên quan cho bộ phận tài chính.
Nhưng do nhân viên phụ trách theo dõi lúc đó nhanh chóng nghỉ việc, một phần hồ sơ trả hàng và phụ lục giao hàng lại không được lưu trữ cùng nhau.
Vài tháng sau, bộ phận tài chính phát hiện chi phí bảo trì không khớp với hồ sơ thanh toán của nhà cung cấp.
Một khoản tiền trông như đã thanh toán trùng lặp, một khoản ghi chép khác lại thiếu chứng từ đối ứng.
Trưởng phòng tài chính tìm bộ phận thu m/ua để x/ác minh, bộ phận thu m/ua nói đã nộp tài liệu rồi; hỏi tiếp bộ phận sản xuất, bộ phận sản xuất chỉ nhớ là thiết bị đã được sửa xong, nhưng chẳng ai lưu giữ lại chứng từ đầy đủ lúc đó.
Sự việc kéo dài vài tháng, vẫn không có kết quả.
Cuối cùng, vấn đề này được đưa vào danh sách chuẩn bị kiểm toán hàng năm.
Ông chủ công ty yêu cầu các bộ phận trước khi nhân viên kiểm toán đến, phải đối chiếu lại toàn bộ dữ liệu dự án của ba năm qua.
Phòng hành chính cũng nhận được nhiệm vụ.
Trưởng phòng Trần là người phụ trách phòng hành chính, năm nay bốn mươi mốt tuổi, đã làm việc tại công ty được năm năm.
Ông làm việc chú trọng hiệu suất, coi trọng quy trình, cũng không thích nhân viên dùng câu "trước giờ vẫn thế" để giải thích cho vấn đề.
Trong mắt ông, quy mô công ty đã khác xưa, bất cứ việc gì cũng nên có người chịu trách nhiệm rõ ràng và có ghi chép cụ thể.
Ngày nhận nhiệm vụ, ông triệu tập nhân viên trong bộ phận vào phòng họp.
"Lần kiểm toán này không phải là làm cho có lệ.
Mọi tài liệu đều phải tìm thấy, mọi khoản ghi chép đều phải khớp với nhau.
Đừng đợi đến khi nhân viên kiểm toán đến rồi mới nói không biết để đồ ở đâu."
Nói xong, ông phát cho mọi người một bảng nhiệm vụ.
Tiểu Lâm phụ trách sắp xếp các tệp tin điện tử trong hai năm gần đây.
Một nhân viên khác phụ trách kiểm tra các bản scan hợp đồng.
Ông Chu thì phụ trách hỗ trợ tìm ki/ếm hồ sơ cũ.
"Chú Chu," Trưởng phòng Trần nhìn ông, "Chú từng tiếp xúc với nhiều tài liệu cũ, lần này vất vả cho chú một chút.
Trước tiên hãy tìm những hồ sơ cũ trong kho ra, phân loại theo năm, những việc khác tạm thời gác lại đã."
Ông Chu gật đầu.
"Vâng."
Ông cứ ngỡ lần này cuối cùng cũng có cơ hội sắp xếp rõ ràng những dữ liệu tích tụ bao năm qua.
Nhưng khi thực sự bắt tay vào làm, ông mới nhận ra, mọi việc phức tạp hơn tưởng tượng rất nhiều.
Trong kho có hơn mười thùng giấy không có nhãn dán.
Có những thùng bên ngoài ghi năm, nhưng bên trong lại chứa tài liệu của các bộ phận khác nhau.
Có những hợp đồng chỉ có bìa, không có phụ lục.
Lại có những đơn hàng thu m/ua đóng dấu đỏ, nhưng lại không tìm thấy hồ sơ thanh toán tương ứng.
Mỗi sáng, ông hoàn thành công việc hành chính thường nhật trước, đợi khi những người khác đều bận rộn cả rồi, ông mới tranh thủ thời gian vào kho sắp xếp.
Trước giờ ăn trưa, ông lật xem một chút.
Buổi chiều có người nhờ in tài liệu, ông lại quay về văn phòng trước.
