"Những tài liệu này chẳng phải đã quá hạn từ lâu rồi sao?"
Ông Chu nghe thấy nhưng không phản bác. Ông lật một trong số các tài liệu đến trang đã định, chỉ vào một mã số.
"Đây là ghi chép bảo trì thiết bị năm đó. Lô linh kiện đầu tiên gửi đến sai mẫu mã, nên đã trả lại để đổi một lô khác. Phiếu trả hàng và ghi chép giao lại hàng không được để cùng nhau, nên sau này khi đối chiếu sổ sách mới bị lệch."
Trưởng bộ phận tài chính lập tức cầm lấy tài liệu. Bà cẩn thận xem xét rồi mở máy tính tra c/ứu hệ thống. Vài phút sau, bà ngẩng đầu lên.
"Tìm thấy rồi! Trong hệ thống quả thực có ghi chép về đợt giao hàng thứ hai, chỉ là không đính kèm phiếu trả hàng thôi."
Bà lật thêm vài trang nữa.
"Nếu chứng từ này là thật, thì khoản phí đó không phải là thanh toán trùng lặp. Thứ chúng ta thiếu bấy lâu nay chính là phụ lục này."
Trưởng bộ phận thu m/ua cũng ghé lại xem.
"Tôi nhớ nhà cung cấp này. Lúc đó họ quả thực đã đổi một lô linh kiện, chỉ là thời gian đã quá lâu, tôi không còn nhớ chi tiết cụ thể nữa."
Trưởng phòng Trần nhìn về phía ông Chu.
"Sao chú biết tài liệu này ở đây?"
"Vì lúc đó tôi có phụ trách sắp xếp một phần hồ sơ. Sau này chuyển văn phòng, tài liệu bị chia vào các thùng khác nhau. Tôi căn cứ theo mã số cũ để tìm lại các ghi chép liên quan."
Ông Chu lại lấy ra vài chứng từ khác.
"Mấy tờ này cũng gặp vấn đề tương tự. Có tờ thì ngày thanh toán và ngày giao hàng không khớp, có tờ thì phiếu trả hàng nằm trong hồ sơ thu m/ua, còn phụ lục thanh toán lại nằm trong hồ sơ tài chính. Nếu chỉ tra c/ứu một bộ phận, rất khó để đối chiếu sự việc."
Trưởng bộ phận tài chính đối chiếu từng tờ một. Càng đối chiếu, thần thái bà càng nghiêm túc. Bởi vì những tài liệu này tuy đã cũ nhưng lại thực sự lấp đầy được vài lỗ hổng chưa từng được giải quyết.
Khi Trưởng phòng Trần lật đến vài trang cuối, ông phát hiện kẹp trong đó một bản danh sách cũ. Ngày tháng trên danh sách là năm ngoái. Trên đó liệt kê những vấn đề thiếu hụt hồ sơ phát hiện được lúc bấy giờ, cùng với các hạng mục đề nghị sắp xếp lại.
"Đây là gì?"
Ông Chu trả lời:
"Danh sách tôi viết khi dọn dẹp kho năm ngoái. Lúc đó tôi đã giao cho trưởng bộ phận cũ."
"Tại sao bản danh sách này không được đưa vào hồ sơ chính thức?"
Ông Chu khựng lại một chút.
"Tôi không biết. Lúc đó trưởng bộ phận nói tài liệu cũ không cần thiết phải đối chiếu toàn bộ, bảo tôi dọn kho trước. Sau đó tôi cứ tưởng mọi chuyện đã được xử lý xong rồi."
Trưởng phòng Trần không truy vấn thêm nữa. Ông chuyển bản danh sách cho trưởng bộ phận tài chính, bảo bà đối chiếu từng mục với các vấn đề kiểm toán hiện tại. Kết quả cho thấy, những vấn đề ghi chép năm ngoái lại trùng khớp với những tài liệu cần đối chiếu của năm nay.
Người trong phòng họp dần dần không ai nói gì nữa. Vốn dĩ mọi người đều nghĩ những thứ ông Chu mang về nhà mỗi ngày chỉ là giấy vụn vô dụng. Bây giờ mới nhận ra, những ghi chép tưởng chừng tầm thường đó lại chính là đầu mối mà công ty vẫn luôn thiếu sót.
Trưởng phòng Trần khép tập tài liệu lại, im lặng một hồi lâu. Cuối cùng, ông nhìn ông Chu và hỏi câu thứ hai:
"Nếu hôm nay tôi không phát hiện chú mang tài liệu về nhà, chú định khi nào mới giao những tài liệu này cho công ty?"
Ông Chu suy nghĩ nghiêm túc.
"Tôi định đợi đối chiếu xong hết rồi mới giao. Như vậy bộ phận tài chính và thu m/ua không cần phải tìm từng tờ một, tôi có thể sắp xếp các ghi chép liên quan xong xuôi rồi mới đưa các anh chị x/ác nhận."
"Sắp xếp xong hết thì mất bao lâu?"
"Có lẽ còn một tháng nữa."
"Tối nào chú cũng làm việc này sao?"
"Không phải tối nào cũng làm. Có những hôm tan làm muộn, tôi để hôm sau làm tiếp."
Trưởng phòng Trần tựa lưng vào ghế, thở dài một tiếng.
"Chú Chu, trước khi làm những việc này, chú nên trao đổi với tôi trước. Chú cảm thấy mình đang giúp công ty tiết kiệm thời gian, nhưng xét từ góc độ quản lý, việc mang tài liệu ra ngoài mà chưa được phê duyệt quả thực tồn tại rủi ro."
"Tôi hiểu."
"Sau này đừng làm thế nữa."
"Vâng."
Ông Chu không bào chữa cho mình. Ông biết xuất phát điểm của mình là tốt, nhưng không có nghĩa là mọi cách làm đều không có vấn đề. Nhưng đúng lúc ông định ngồi xuống, trưởng bộ phận tài chính đột nhiên lên tiếng:
"Trưởng phòng Trần, tôi nghĩ lần này có một vấn đề cần chúng ta cân nhắc lại."
Trưởng phòng Trần nhìn bà.
"Vấn đề gì?"
"Chúng ta luôn yêu cầu bộ phận hành chính hỗ trợ sắp xếp tài liệu nhưng lại không sắp xếp đủ thời gian cho họ. Những thứ ông Chu tìm được lần này, không phải cứ lật qua lật lại là thấy ngay được. Chú ấy chắc hẳn đã tốn rất nhiều thời gian đối chiếu."
Bà đặt vài tệp tài liệu lên bàn.
"Những hồ sơ cũ này liên quan đến thu m/ua, tài chính và bảo trì thiết bị, không thể nào để một nhân viên hành chính đ/ộc lập x/ác nhận được. Chúng ta trước nay chỉ giao nhiệm vụ cho chú ấy mà không phân định rõ trách nhiệm của các bộ phận liên quan."
Trưởng bộ phận thu m/ua cũng gật đầu.
"Đúng vậy. Ghi chép thu m/ua nên do chúng ta phụ trách x/ác nhận, phụ lục tài chính cũng nên do bộ phận tài chính đối chiếu. Bộ phận hành chính có thể phụ trách phân loại hồ sơ, nhưng không nên đ/è tất cả mọi việc lên một người."
Trong phòng họp không còn ai lên tiếng. Trưởng phòng Trần nhìn những tài liệu trên bàn, cuối cùng cũng nhận ra, vấn đề không chỉ nằm ở việc ông Chu mang tài liệu về nhà. Những năm qua, công ty luôn coi công việc hành chính là những việc vặt dễ làm. Ai rảnh thì làm, ai quen tay thì phụ trách."
