Còn việc khối lượng công việc có hợp lý hay không, trách nhiệm có rõ ràng hay không, tài liệu có quy trình lưu trữ chính thức hay không, thì lại rất ít người nghiêm túc thảo luận.
Lý do ông Chu tiếp tục sắp xếp hồ sơ sau giờ làm là vì công việc ban ngày chưa bao giờ giảm bớt, còn công ty lại quen coi ông là người có thể xử lý mọi việc.
Trưởng phòng Trần hắng giọng.
"Lần này trước hết hãy làm tốt công việc chuẩn bị kiểm toán. Sau cuộc họp, tôi sẽ sắp xếp lại nhiệm vụ, việc sắp xếp hồ sơ cũ cũng phải thiết lập quy trình chính thức."
Ông quay sang ông Chu.
"Chú Chu, chú giao danh sách đã đối chiếu cho bên tài chính và thu m/ua, phần còn lại chúng ta sẽ sắp xếp người cùng làm. Sau này gặp vấn đề tương tự, hãy báo cáo trước, đừng tự mình làm đến cùng."
Ông Chu gật đầu.
"Vâng."
Sau cuộc họp, mọi người lần lượt rời đi. Tiểu Lâm đi đến cạnh ông Chu, nhỏ giọng nói:
"Chú Chu, cháu xin lỗi."
Ông Chu có chút khó hiểu.
"Sao vậy?"
"Trước đó cháu thấy chú mang tài liệu về nhà nên đã nói với A Kiệt. Cháu không ngờ sự việc lại bị đồn thổi như vậy."
Ông Chu nhìn cô, vài giây sau mới trả lời:
"Cháu thấy việc không đúng quy định, nhắc nhở cấp trên là không sai. Điều thực sự cần cải thiện là sau này chúng ta phải tìm hiểu rõ sự việc rồi mới đưa ra kết luận."
Khóe mắt Tiểu Lâm hơi nóng lên.
"Nhưng mọi người đều đang nghi ngờ chú..."
Ông Chu lắc đầu.
"Con người khi chưa hiểu rõ sự việc thường dễ coi suy đoán của bản thân là đáp án. Trước đây chú cũng từng mắc sai lầm như vậy. Sau này hỏi thêm một câu, đối chiếu thêm một chút, sẽ có thể bớt làm tổn thương người khác đi một phần."
Nói xong, ông sắp xếp lại tài liệu trên bàn.
Tiểu Lâm đứng bên cạnh, bỗng nhiên cảm thấy mình chưa bao giờ thực sự hiểu về người đồng nghiệp ngồi ở góc phòng này mỗi ngày.
Cô chỉ biết ông làm việc chậm một chút, nói chuyện nhẹ nhàng một chút, ăn mặc cũ kỹ một chút.
Nhưng lại không biết, trong cuốn sổ tay của ông lưu giữ những chi tiết của công ty suốt mười mấy năm.
Càng không biết, để tìm ra vài tờ chứng từ cũ, ông có thể dành ra mấy tiếng sau giờ làm, đối chiếu từng trang một.
Chiều hôm đó, Trưởng phòng Trần sắp xếp lại công việc xử lý hồ sơ cũ. Bộ phận tài chính chịu trách nhiệm x/ác nhận phụ lục thanh toán, bộ phận thu m/ua chịu trách nhiệm x/ác minh hồ sơ nhà cung cấp, còn bộ phận hành chính chịu trách nhiệm phân loại tài liệu theo năm, dự án và mã số để lưu trữ lại.
Ông Chu không còn phải một mình gánh vác toàn bộ công việc nữa.
Tiểu Lâm cũng được sắp xếp để hỗ trợ quét tài liệu điện tử và đặt tên tệp.
Ban đầu, cô thấy công việc này rất tẻ nhạt.
Mỗi ngày đều đối mặt với hợp đồng cũ, phiếu bảo trì, ghi chép giao hàng và một đống con số trông gần giống nhau.
Nhưng làm được vài ngày, cô dần nhận ra, sắp xếp hồ sơ không đơn giản là bỏ giấy vào bìa kẹp.
Cùng một giao dịch có thể xuất hiện đồng thời trong hồ sơ thu m/ua, tài chính và bảo trì thiết bị.
Cùng một dự án có thể phát sinh ngày tháng khác nhau do giao hàng từng đợt.
Nếu chỉ nhìn một tờ chứng từ riêng lẻ, rất dễ đi đến kết luận sai lầm.
Cô cũng bắt đầu hiểu tại sao ông Chu luôn nhấn mạnh vào mã số và ghi chép.
Có một lần, Tiểu Lâm đặt nhầm năm của một phụ lục thanh toán, ông Chu phát hiện ra nhưng không quở trách cô, chỉ đặt hai chiếc bìa kẹp cạnh nhau.
"Cháu xem, ngày tháng của hai tờ chứng từ này chênh lệch nhau một tháng, nhưng mã số dự án thì giống nhau. Chúng ta không thể chỉ nhìn ngày tháng, mà còn phải xem chúng có phải là cùng một dự án hay không."
Tiểu Lâm đối chiếu lại thì quả nhiên phát hiện mình đã đặt nhầm.
Cô ngượng ngùng nói:
"Vừa nãy cháu quá vội vàng."
Ông Chu cười cười.
"Sắp xếp tài liệu sợ nhất là vội vàng. Khi không tìm thấy, hãy dừng lại suy nghĩ một chút, đôi khi đáp án nằm ngay bên cạnh."
Tiểu Lâm ghi câu nói này vào sổ tay công việc của mình.
Một tuần sau, công tác chuẩn bị kiểm toán đã có tiến triển.
Một vài khoản chi phí trước đó không thể x/ác nhận cuối cùng đã có chuỗi tài liệu khá đầy đủ.
Một số vấn đề được x/ác nhận chỉ là do lưu trữ không đầy đủ, một số khác cần bộ phận tài chính x/ác minh thêm.
Công ty không vì tìm thấy hồ sơ cũ mà giải quyết ngay mọi vấn đề, nhưng ít nhất mọi người cuối cùng cũng biết nên tra c/ứu từ đâu.
Trưởng phòng Trần cũng đưa quy trình sắp xếp hồ sơ cũ vào quy định công việc của bộ phận.
Sau này bất kỳ nhân viên nào cần mượn tài liệu đều phải đăng ký mã số, mục đích và thời gian trả.
Cần mang tài liệu ra ngoài phải xin phép trước.
Phụ lục quan trọng sau khi hoàn tất giao dịch phải được bộ phận phụ trách quét lưu trữ, sau đó giao bộ phận hành chính lưu trữ thống nhất.
Trông có vẻ đều là những quy định rất bình thường.
Nhưng đối với công ty, đây là lần đầu tiên có người biến những công việc vốn dựa vào kinh nghiệm, dựa vào trí nhớ, dựa vào sự duy trì thầm lặng của một nhân viên nào đó thành quy trình chính thức có thể bàn giao, có thể kiểm tra.
Còn ông Chu cũng có một vài thay đổi.
Ông vẫn nghiêm túc như trước, nhưng không còn việc gì cũng ôm đồm một mình nữa.
Khi đồng nghiệp yêu cầu ông in một đống tài liệu gấp, ông sẽ xem qua lịch trình công việc của mình trước.
Nếu thực sự không kịp, ông sẽ giải thích tình hình, bảo đối phương sắp xếp trước.
Nếu có nhiệm vụ mới, ông cũng chủ động hỏi rõ thứ tự ưu tiên.
Một ngày nọ, đồng nghiệp ở bộ phận kinh doanh mang đến một tệp tài liệu, yêu cầu gấp phải sắp xếp xong trong ngày. Ông Chu nhìn bảng đối chiếu hồ sơ trong tay.
