“Tài liệu này tôi có thể làm, nhưng chiều nay tôi phải hoàn thành việc lưu trữ cho bên tài chính trước. Nếu bên anh cần gấp, tôi có thể x/ác nhận lại với Trưởng phòng Trần để xem công việc nào cần điều chỉnh trước.”
Người đồng nghiệp đó sững sờ một chút.
Trước đây, ông Chu thường chỉ nói “được” rồi tự nghĩ cách tăng ca để hoàn thành. Lần này, ông không từ chối, cũng không đồng ý ngay, mà trình bày rõ ràng cách sắp xếp công việc của mình.
Đồng nghiệp cuối cùng quyết định để tài liệu lại đến ngày hôm sau.
“Không sao, mai nộp cũng được. Trước đây tôi không biết anh có nhiều việc như vậy.”
Ông Chu gật đầu.
“Được, vậy sáng mai tôi sẽ xử lý giúp anh.”
Chuyện này rất nhỏ. Nhỏ đến mức không ai đặc biệt nhắc tới. Nhưng đối với ông Chu, đây lại là một khởi đầu mới.
Ông cuối cùng cũng học được rằng, giúp đỡ người khác không có nghĩa là phải vô hạn giao ra thời gian của chính mình. Làm việc nghiêm túc cũng không có nghĩa là mọi việc đều phải do một tay mình hoàn thành.
Một chiều thứ Sáu, Trưởng phòng Trần gọi ông Chu vào văn phòng. Trên bàn đặt một bản sắp xếp công việc mới.
“Chú Chu, tôi muốn trao đổi với chú về công việc sắp tới.”
Ông Chu ngồi xuống. Trưởng phòng Trần đẩy bản sắp xếp về phía ông.
“Công ty chuẩn bị chính thức thiết lập chế độ quản lý hồ sơ. Sau này việc sắp xếp, mượn, quét và lưu trữ tài liệu cũ đều cần có người điều phối. Tôi muốn chú phụ trách phần công việc này.”
Ông Chu nhìn bản sắp xếp, không nói gì ngay lập tức.
“Tất nhiên, không phải bắt chú làm tất cả mọi việc một mình.”
Trưởng phòng Trần nói tiếp, “Công việc cụ thể sẽ do các bộ phận liên quan chia sẻ. Chú phụ trách xây dựng quy tắc sắp xếp, kiểm tra tình hình lưu trữ, khi cần thiết thì điều phối mọi người.”
Ông Chu ngẩng đầu lên.
“Tôi có thể xem qua yêu cầu cụ thể trước được không?”
Trưởng phòng Trần có chút bất ngờ.
“Tất nhiên là được.”
“Nếu phải phụ trách điều phối, tôi hy vọng có phạm vi công việc rõ ràng. Việc nào do bộ phận hành chính làm, việc nào do bộ phận tài chính và thu m/ua x/ác nhận, tốt nhất nên viết rõ ràng. Như vậy sau này nếu xảy ra vấn đề cũng dễ tìm ra nguyên nhân.”
Trưởng phòng Trần nghe xong liền mỉm cười.
“Gợi ý này rất hay. Chú cứ liệt kê bản thảo đầu tiên, chúng ta cùng thảo luận.”
Ông Chu nhận lấy bản sắp xếp. Khi bước ra khỏi văn phòng, ông không giống như trước kia là lập tức quay về chỗ ngồi rồi lẳng lặng bắt đầu làm việc. Ông mở cuốn sổ tay của mình ra, liệt kê những hạng mục cần x/ác nhận: Phạm vi công việc, quyền hạn tài liệu, ghi chép mượn hồ sơ, thời hạn lưu trữ, bàn giao giữa các bộ phận. Từng mục một, viết rõ ràng, rành mạch.
Ông biết, cuối cùng mình cũng không còn chỉ là người mà người khác nhớ đến mỗi khi có việc cần nhờ vả nữa. Ông bắt đầu có cơ hội biến những kinh nghiệm tích lũy nhiều năm thành một phương pháp làm việc thực sự có thể giúp ích cho mọi người.
Tuy nhiên, mọi việc không vì thế mà trở nên thuận buồm xuôi gió. Sau khi chế độ quản lý hồ sơ mới bắt đầu thực hiện, một số đồng nghiệp nhanh chóng phàn nàn.
Có người cảm thấy việc mượn tài liệu phải đăng ký quá phiền phức. Có người cho rằng quét tài liệu là lãng phí thời gian. Lại có người không hiểu tại sao một tờ đơn thu m/ua bình thường cũng phải lưu trữ theo mã số.
A Kiệt là một trong số đó. Một ngày nọ, anh cầm một xấp tài liệu thu m/ua đi đến trước bàn ông Chu.
“Chú Chu, những tài liệu này rõ ràng chỉ cần bỏ vào tủ là được, tại sao còn phải quét từng tờ một? Bộ phận chúng em việc đã đủ nhiều rồi.”
Ông Chu không tức gi/ận. Ông đặt tài liệu xuống rồi hỏi:
“Cháu thấy bước nào là phiền phức nhất?”
A Kiệt sững sờ.
“Tất cả đều phiền. Trước đây chỉ cần bỏ vào tủ hồ sơ là được, bây giờ còn phải đăng ký, quét, đặt tên, làm xong không biết mất bao nhiêu thời gian.”
Ông Chu gật đầu.
“Cháu nói đúng, nếu mỗi tài liệu đều lặp lại cùng một việc thì đúng là lãng phí thời gian. Vì vậy chúng ta phải phân biệt rõ tài liệu nào bắt buộc phải quét, tài liệu nào chỉ cần đăng ký mã số.”
Giọng điệu của A Kiệt dịu đi đôi chút.
“Vậy tại sao không làm như vậy ngay từ đầu?”
“Vì trước đây không có tiêu chuẩn thống nhất. Bây giờ chúng ta đang thiết lập tiêu chuẩn đó.”
Ông Chu lấy ra một bảng quy trình cho anh xem.
“Ví dụ như loại thông báo bình thường này, chỉ cần lưu trữ theo tháng là được. Tài liệu liên quan đến thanh toán, hợp đồng và thay đổi nhà cung cấp mới cần quét đầy đủ phụ lục. Mục đích làm như vậy không phải là tăng thêm công việc, mà là để sau này khi có người cần tra c/ứu tài liệu, không cần phải lật tung cả thùng hồ sơ lên nữa.”
A Kiệt nhìn bảng quy trình.
“Như vậy quả thực đơn giản hơn một chút.”
“Nếu cháu thấy bước nào còn có thể điều chỉnh, cứ bảo chú. Quy trình viết ra không phải là không thể thay đổi, mấu chốt là không được để tài liệu quan trọng bị mất dấu.”
A Kiệt gật đầu rồi cầm tài liệu quay về. Vài ngày sau, anh chủ động đề xuất thống nhất cách đặt tên tệp điện tử của bộ phận thu m/ua. Ông Chu thêm đề xuất của anh vào bảng sửa đổi quy trình.
Chuyện này khiến Tiểu Lâm cảm thấy rất bất ngờ. Cô vốn nghĩ ông Chu chỉ là người quen làm theo phương pháp cũ. Sau này mới phát hiện, ông không phải không muốn thay đổi, mà chỉ là không thích thay đổi tùy tiện khi chưa hiểu rõ nguyên nhân. Ông sẽ kiên trì làm tốt mọi việc, đồng thời cũng sẵn sàng lắng nghe những ý kiến thực sự hữu ích của người khác.
