Cùng với việc sắp xếp hồ sơ dần hoàn tất, sự hiện diện của ông Chu trong công ty cũng dần trở nên khác biệt.
Trước đây, mọi người chỉ nhớ đến ông khi cần giúp đỡ.
Giờ đây, khi họp bàn về quy trình, có người sẽ chủ động hỏi ý kiến của ông.
Bộ phận thu m/ua muốn thay đổi định dạng ghi chép nhà cung cấp, sẽ tìm ông để x/ác nhận xem mã số có dễ tra c/ứu hay không.
Bộ phận tài chính phát hiện hồ sơ cũ thiếu phụ lục, cũng sẽ nhờ ông hỗ trợ tìm ki/ếm đầu mối.
Những thay đổi này không khiến ông Chu bỗng chốc trở thành nhân vật nổi tiếng của công ty.
Ông không vì thế mà nhận được phần thưởng gì quá đỗi đặc biệt, cũng không được thăng chức tăng lương chỉ sau một đêm.
Công việc của ông vẫn còn rất nhiều phần vụn vặt.
Mỗi ngày vẫn phải xử lý chuyển phát nhanh, kiểm tra phòng họp, hỗ trợ nhân viên giải quyết các vấn đề thiết bị văn phòng.
Nhưng ông bắt đầu có những trách nhiệm công việc rõ ràng hơn, và cuối cùng cũng có thời gian để làm tốt những việc mình sở trường.
Một tháng sau, đợt kiểm toán hàng năm của công ty chính thức bắt đầu.
Nhân viên kiểm toán đưa ra một vài vấn đề, cần tra c/ứu lại ghi chép giao dịch của vài năm trước.
Trưởng bộ phận tài chính mang theo vấn đề đến phòng hành chính.
"Chú Chu, có thể giúp tôi tìm phụ lục của bản bảo trì thiết bị này không?
Chúng tôi hiện chỉ có ghi chép thanh toán, thiếu mất phiếu trả hàng hồi đó."
Ông Chu nhận lấy mã số, nhìn qua một cái.
"Chú đợi tôi một chút."
Ông bước đến tủ hồ sơ, tìm theo mã số ra bìa kẹp tương ứng, rồi tra tiếp một ghi chép liên quan khác từ bảng chỉ mục bên cạnh.
Chưa đầy mười phút, các tài liệu liên quan đã được đặt hết lên bàn.
Trưởng bộ phận tài chính nhìn những tờ chứng từ đó, không kìm được cảm thán:
"Trước đây để tìm một tài liệu, chúng tôi có khi phải lật tung cả buổi chiều.
Giờ có mã số này, thực sự tiện hơn nhiều."
Ông Chu chỉ cười cười.
"Sau này mọi người cứ theo quy trình mà lưu trữ, tìm ki/ếm sẽ nhanh hơn nữa."
Trưởng bộ phận tài chính cất tài liệu xong, bỗng nhiên nói:
"Chú Chu, trước đây nghe tin chú mang tài liệu về nhà, tôi còn tưởng chú đã làm chuyện gì không đúng quy định.
Sau này mới biết, là do chúng tôi đã không sắp xếp công việc ổn thỏa."
Ông Chu không tiếp tục câu chuyện này nữa.
"Chuyện đã qua rồi.
Giờ làm tốt quy trình, sau này sẽ không còn xảy ra vấn đề tương tự nữa."
Trưởng bộ phận tài chính nhìn ông, nghiêm túc gật đầu.
Sau khi kiểm toán kết thúc, công ty không xuất hiện nhiều vấn đề nan giải như dự đoán.
Một số tài liệu vẫn cần bổ sung, nhưng phần lớn ghi chép đều có thể tìm thấy phụ lục tương ứng theo mã số.
Ông chủ trong cuộc họp tổng kết đã đặc biệt nhắc đến việc từ nay về sau phải coi trọng công tác quản lý cơ bản.
Ông không quy công lao cho riêng ai, mà yêu cầu các bộ phận xây dựng chế độ bàn giao rõ ràng.
Trưởng phòng Trần cũng giải thích trong cuộc họp bộ phận rằng, ông Chu sẽ phụ trách điều phối quy trình quản lý hồ sơ, các bộ phận khác bắt buộc phải phối hợp theo tiêu chuẩn mới.
Sau khi họp xong, Tiểu Lâm đi đến cạnh ông Chu.
"Chú Chu, chúc mừng chú ạ."
Ông Chu có chút ngại ngùng.
"Có gì mà chúc mừng chứ?
Chỉ là thêm một chút việc thôi."
"Nhưng lần này mọi người cuối cùng đã biết chú vẫn luôn làm những gì rồi."
Ông Chu im lặng một lúc.
"Được nhìn thấy tất nhiên là chuyện tốt.
Nhưng tôi càng hy vọng hơn là, sau này dù có thay người khác, những công việc này vẫn có thể tiếp tục được thực hiện."
Tiểu Lâm nghe xong, nhớ đến cuốn sổ tay đầy ắp mã số kia.
Cô bỗng hiểu ra, điều ông Chu thực sự coi trọng không phải là để người khác biết mình vất vả thế nào.
Ông chỉ hy vọng những việc mình từng làm có thể để lại ghi chép, không vì một người nghỉ việc, một tài liệu thất lạc mà biến mất hoàn toàn.
Lại qua vài tháng nữa, quy trình quản lý hồ sơ của công ty dần ổn định.
Ông Chu cũng bắt đầu viết phương pháp sắp xếp tài liệu mà mình tích lũy bao năm qua thành một cuốn sổ tay công việc đơn giản.
Ông không viết những thuật ngữ phức tạp, chỉ liệt kê từng mục những nơi dễ xảy ra sai sót nhất.
Tài liệu nhận về phải đăng ký trước.
Phụ lục quan trọng phải đối chiếu.
Ghi chép liên quan của cùng một dự án phải thiết lập mã số liên kết.
Tài liệu cho mượn phải có ghi chép.
Khi bàn giao phải x/ác nhận danh sách.
Những nội dung này trông có vẻ bình thường, nhưng đó là kinh nghiệm mà ông đã tích lũy từng chút một suốt mười bảy năm qua.
Tiểu Lâm phụ trách biên tập cuốn sổ tay thành bản điện tử.
Cô nhìn thấy một trang trong đó viết:
"Đừng vì một tài liệu tạm thời chưa dùng đến mà cho rằng nó không có giá trị.
Khi thực sự cần đến nó, có lẽ đã không còn thời gian để tìm ki/ếm lại nữa."
Đọc xong, cô quay đầu hỏi ông Chu:
"Chú Chu, câu này là chú tự viết ạ?"
Ông Chu nhìn qua một cái.
"Cũng có thể coi là vậy."
"Trước đây chú có thường gặp tình huống như thế này không?"
Ông Chu mỉm cười.
"Rất nhiều.
Mọi người đều bận rộn với những việc trước mắt, rất dễ cảm thấy những ghi chép cũ không quan trọng.
Nhưng sau khi sự việc xảy ra rồi mới phát hiện ra, thiếu mất một tờ giấy lúc đầu, có khi phải tốn rất nhiều thời gian để bù đắp."
Tiểu Lâm giữ câu nói đó lại trong cuốn sổ tay.
Cô không hỏi thêm nữa.
Cuối năm, công ty tổ chức họp tổng kết bộ phận.
Phòng họp chật kín nhân viên.
Ông chủ nói trước về tình hình kinh doanh năm nay, tiếp đó là các bộ phận báo cáo công việc.
Đến lượt phòng hành chính, Trưởng phòng Trần trình bày quy trình quản lý hồ sơ mới, cũng giới thiệu về tình hình cải thiện công tác chuẩn bị kiểm toán năm nay.
Trước khi kết thúc báo cáo, ông nói thêm một câu:
